Ohjeet seuran viestintään ja sosiaalisen median käyttöön
Tämä ohjeistus on laadittu koskemaan kaikkia Mikkelin Voimistelijoiden toiminnassa mukana olevia valmentajia, ohjaajia, muita työntekijöitä, luottamustoimijoita, vapaaehtoisia, tuomareita, harrastajia ja alaikäisten harrastajien huoltajia.
Mikkelin Voimistelijat ry:n (myöh. seura tai MiVo) viestinnän linjoista päättää seuran hallitus ja operatiivisessa toiminnassa ohjeiden mukaisen viestinnän toteutumisesta vastaa seurakoordinaattori. Seuran virallisina sisäisinä viestintäkanavina toimivat Google Chat (hallitus ja työntekijät), sähköposti, WhatsApp sekä Ohjaajaopas (Google Sites). Ulkoisia virallisia viestintäkanavia MiVolla ovat seuran nettisivut, Suomisport, sähköposti ja sosiaalisen median kanavat Facebook ja Instagram.
Virallisissa viestintäkanavissa viestittäessä on poikkeuksetta huolehdittava seuraavista asioista:
- oikean asiasisällön kuten päivämäärien, kellonaikojen ja tapahtumapaikkojen varmistaminen
- sujuvan, kieliopillisesti oikean ja tarkoituksen mukaisen suomen kielen käyttö
- yhteistyökumppaneiden, lajiliittojen ja muiden sidosryhmiin kuuluvien tahojen virallisten nimien oikeinkirjoitus
- kohderyhmän mukaisen viestintäkanavan valinta sekä viestinnän ajoittaminen sekä viestijän tarpeita vastaavasti että vastaanottajan reagointiaika huomioiden
- tekijänoikeudet ja viittaaminen alkuperäisiin lähteisiin
Tiedotteet ja informointi
- Koko seuran virallisten tiedotteiden laatimisesta vastaa seurakoordinaattori ja hallitus. Yksittäisten ryhmien ja joukkueiden sisäisestä tiedottamisesta vastaa ohjaaja/valmentaja(-t).
- Seuran sisäiset tiedotteet jaetaan sähköpostilla ja/tai WhatsAppissa Ohjaajat-ryhmässä. Seuran ulkoiset tiedotteet jaetaan tilannekohtaisesti sähköpostilla, Suomisportissa ja/tai julkaistaan seuran kotisivuilla ja tarvittaessa sosiaalisen median kanavissa. Tiedote voidaan jakaa tilanteen mukaan myös median edustajille.
- Ohjaajien/valmentajien informointi mm. tulevista tapahtumista ja työn tekemiseen liittyvistä ohjeista tapahtuu kuukausittaisen Ohjaajakirjeen välityksellä sekä tilanteen mukaan WhatsAppissa Ohjaajat-ryhmässä. Ohjaajat/valmentajat vastaavat omien ryhmiensä informoinnista Suomisportin kautta tai sähköpostilla
- Kesällä 2026 seuran hallituksen tekemän päätöksen mukaisesti WhatsApp-ryhmiä ei muodosteta alle 18-vuotiaille harrastajille eikä heidän huoltajilleen seuran ohjaajien/valmentajien toimesta. Täysi-ikäisiä emme voi kieltää perustamasta omia viestintäryhmiä.
Sosiaalinen media
- MiVon viralliset sosiaalisen median kanavat ovat Facebook ja Instagram. Tilien hallinnasta vastaavat seurakoordinaattori, seuratyöntekijä ja seuran hallituksen jäsenet. Kaikkien seuran ja joukkueiden tilien hallintaoikeudet tulee olla tarkasti valvottuja ja käyttäjätunnukset ja salasanat on pidettävä salassa. Jos herää epäilys, että jollekin tilille on päässyt ulkopuolisia, tulee tästä ilmoittaa välittömästi seuran hallitukselle ja mahdollisuuksien mukaan vaihtaa kirjautumistiedot tai jäädyttää/sulkea tili.
- Vain seuran kilpailevilla joukkueilla sekä lajeilla yhteisesti on mahdollista olla sosiaalisen median tilejä, joita hallinnoivat valmentajat, seuran hallituksen jäsenet tai työntekijät. Harrasteryhmille ei muodosteta sosiaalisen median tilejä.
- Julkaistavan sisällön tulee olla seuran arvojen ja tarkoituksenmukaista ja noudattaa lakeja ja muutoinkin hyviä tapoja.
- Kenenkään yksityisiä käyttäjätilejä ei merkitä seuran tai seuran alla toimivan joukkueen sosiaalisen media sisältöihin. MiVon sosiaalisen median tilit on luvallista ja toivottavaa merkitä joukkueiden julkaisemaan sisältöön, kun asian voidaan katsoa liittyvän seuraan toimintaan/lajeihin.
- Kommentteihin ja viesteihin vastataan asiallisesti ja ystävällisesti. Asiattomat yhteydenotot ja kommentit tulee saattaa seuran hallituksen tietoon välittömästi.
- Jaettaessa sisältöä muilta tileiltä, tulee olla nähtävissä mistä tililtä jako tapahtuu/kenen alkuperäisestä kuvasta, tekstistä tai videosta on kyse. Yksityisiltä tileiltä tai yksityisistä viestiryhmistä ei ole lupa jakaa kuvakaappauksina tai kopiona otettua materiaalia julkisesti.
- Seuran sosiaalisen median tilit ovat IG: @mikkelinvoimistelijat ja FB: Mikkelin Voimistelijat ry MiVo. Seuran virallinen hashtag on #mikkelinvoimistelijat.
Kuvaaminen, videointi ja materiaalin julkaiseminen
- Ryhmien harjoituksissa voidaan ottaa kuvia tai videota, jos harjoiteltavan asian osalta tämä on oleellista ja esimerkiksi edistää asian oppimista. Kuvaamisesta ja sen tarkoituksesta tulee aina kertoa selkeästi kuvattaville. Kaikille on taattava mahdollisuus kieltäytyä kuvaamisesta. Kuvat ja videot tulee poistaa laitteista välittömästi harjoitusten jälkeen, jos niiden säilyttämistä ei voida perustella esimerkiksi valmennuksellisin perustein.
- Ennen kuvien ja videoiden julkaisemista tulee varmistaa, että kaikilta kuvissa esiintyviltä henkilöiltä on saatu suostumus kuvien julkaisemiseen. Mikäli harrastaja tai alaikäisen harrastajan huoltaja on ilmoittanut Suomisportissa, ettei henkilö saa esiintyä videoissa tai kuvissa, tällöin ei kuvia tai videoita saa jakaa tai julkaista. Seuran näytöksissä seuran valtuuttaman kuvaajan kuvia saa julkaista ilman erillistä luvan pyytämistä kuvassa esiintyviltä (tästä on ilmoitettu kuvausluvan hyväksymisen yhteydessä Suomisportissa).
- Julkaistavaan kuva- ja videomateriaaliin tulee olla julkaisuoikeus. Muiden ottamien kuvien ja videoiden julkaisemiseen on pyydettävä lupa kuvaajalta. Myös kuvien ja videoiden muokkaamiseen lupaa tulee pyytää kuvaajalta. Kuvaajan pyyntöä kuvaajan mainitsemisesta julkaisun yhteydessä tulee noudattaa.
- Julkaistavien kuvien tulee olla asiallisia ja tarkoituksenmukaisia. Kuvissa ei saa esiintyä loukkaavaa tai sopimatonta materiaalia eikä päihteitä, nikotiinituotteita tai energiajuomia.
Logot ja graafinen ohjeistus
- Seuralla on ostettu ja seuralle suunniteltu logo, josta löytyy muutamia eri versioita. Logoa ei ole sallittua muokata ja sen käyttämisestä painotuotteissa tulee keskustella hallituksen kanssa.
- Omien logojen, esimerkiksi lajikohtaisten, käyttäminen ei ole sallittuja.
- Seuralla on oma graafinen ohjeistus, jonka saa tarvittaessa nähtäväksi.
Ohjeita ja apua sujuvan viestinnän toteuttamiseksi sekä seuran virallisen viestintämateriaalin kuten logon, voit pyytää seurakoordinaattorilta.